Structure des produits métallurgiques
Les produits en stock sont facilement accessibles grâce à des descriptions concises en anglais qui remplacent les codes de produits sans signification. De plus, afin de refléter au mieux les transformations constantes de chaque produit métallurgique, le système sauvegarde toutes les combinaisons de largeurs, longueurs et calibres pour chaque produit. Des commentaires, indicateurs d'état, gammes de produits ou catégories peuvent aussi être sauvegardés.
Chaque produit peut être défini comme marqué ou non marqué. Le marquage permet une traçabilité complète du produit ainsi que l'enregistrement des données sur le laminoir, les numéros de coulée/lot, la composition chimique et les propriétés chimiques et mécaniques du produit. Le statut et l'annotation " acheté pour "/" produit pour " le client peuvent être enregistrés sur chaque étiquette.

eSTELview
eSTELview draws together information from all the major databases to provide a comprehensive, easy-to-use inquiry system that represents the focal point of the eSTELPLAN system. This functionality enables the user to access information quickly and efficiently with minimal keystroke entries and screen manipulation.

Options provided include Stock Available, Stock Reservations, Incoming Stock, Tag Information, Sales Order Inquiry, Purchase Order Inquiry, Stock List, Sales History, Material Price Inquiry, Purchase History, Tag Tracing, and Inventory Transaction History.

Users can 'Hot Key' to eSTELview at any time from within any program without exiting the active program. Action bars allow the user to navigate seamlessly through different functions and screens of the eSTELview system with minimal keystrokes. User default options further increase the productivity of each user by eliminating the display of those inventory items that are not related to the user's functions.

Stocks
Les stocks sont répartis par division, entrepôt et type d'entrepôt. Les sites standards et les échelles acceptables des propriétés physiques/chimiques peuvent aussi être repris. Les ajustements des stocks en terme de quantité ou de prix ainsi que la raison de cet ajustement et le nom de l'utilisateur peuvent également être sauvegardés lors de chaque transaction.
Les rapports et recherches de stocks ainsi que les homologations de test des laminoirs sont disponibles. Un ensemble complet de fonctions a été prévu pour les procédures d'inventaires matériels périodiques qui se font par étiquetage de vérification, utilisation de la grille de notation ou la lecture par codes à barres.

Achat

Il existe cinq types de bons de commande :
Les bons de commande normaux sont utilisés pour l'achat régulier de matériaux.

Les commandes permanentes sont des commandes de grosses quantités passées auprès d'un fournisseur unique. Ces commandes se font durant une longue période de temps en plusieurs livraisons individuelles.

Les confirmations de commande servent à initier le départ des livraisons individuelles prévues par une commande permanente. La quantité livrée sera mise à jour sur la commande.
Les bons de commande standards sont utilisés pour créer des bons de commande pour traitement normal ou externe sans devoir entrer à nouveau l'information relative au produit. Ils sont utilisés pour le matériel de stock qui est acheté fréquemment et reprennent en général des produits standards et des commentaires.

Les bons de commande pour traitement externe sont utilisés lors de l'achat de services à un autre distributeur ou transformateur. Les options de commentaires incluent les commentaires internes et externes, les commentaires spécifiques aux ventes et les commentaires d'en-tête et de pied de page standards. La fonction du bon d'achat comprend la priorité du coût, jusqu'à 8 séparations de frais pour chaque article, l'achat pour le client, l'acheteur et une catégorisation des bons de commande. Les réservations à l'achat permettent de réserver une partie ou l'ensemble des matériaux achetés sous la forme d'un ou plusieurs bulletins de vente et ordres de virement. Une vérification d'édition des coûts matériels minimise les erreurs possibles d'analyse des coûts lors de l'entrée des bons de commande.

Des rapports d'expédition/prévisionnels de bons d'achat sont aussi disponibles. Les fonctions d'achat et de réception des marchandises sont entièrement intégrées aux comptes créditeurs de l'eSTEL/AP.

Les fonctions de réception permettent la réception du matériel acheté, du matériel appartenant au client, des retours clients et des matériaux transformés à l'extérieur. Les stocks entrants peuvent être enregistrés avec leur poids théorique, réel ou le poids indiqué sur le bordereau de marchandises selon les paramètres définis par l'utilisateur et le bon de commande. Les caractéristiques des produits marqués sont enregistrées lors de la réception ou lors du contrôle de qualité après l'enregistrement de la réception. L'appartenance, les commentaires sur les produits, l'emplacement de l'entrepôt, le calibre minimal ou nominal et l'état des matériaux peuvent être indiqués pour tous les produits. Les coûts de réception peuvent être subdivisés en coût des matériaux, fret, transformation, etc.
Lors de l'enregistrement de la réception, une fenêtre contextuelle avise l'utilisateur qu'il existe des réservations par bulletins de vente pour ce bon de commande. Une fonction attente/mise en vente permet de mettre les articles en production, en contrôle de qualité ou en attente d'expédition. Les reçus peuvent être reportés par le personnel d'entrepôt ou de bureau. Le mode réception à l'entrepôt offre des options spéciales pour la sécurité de l'établissement des coûts. Une liste de vérification des réceptionnaires établie par le personnel d'entrepôt, mais non fermée par le personnel de bureau est fournie. Un journal des réceptions vous permet également d'effectuer des rapports d'inventaire ou des réconciliations pour chaque exercice financier.

Planification et transformation
La fonction de planification de la production vous aide à planifier la transformation des matériaux dans les postes de charge afin de répondre aux exigences des clients. La charge de travail des postes de charge de transformation peut être analysée afin d'assister le personnel des ventes et de la production dans l'élaboration de rapports sur l'état du traitement des commandes clients.

La fonction de planification permet de planifier les bulletins de vente, les ordres de transfert, les bons de commande pour transformation à l'externe, les tâches de production provenant d'eSTELpro et les commandes de transformation de matériaux issues de l'eSTELman. Chaque date, chaque équipe et chaque poste de charge peuvent être définis avec un indicateur d'état, une description, le nombre d'opérateurs et la capacité en temps et en poids.

Un journal de production et une recherche de production sont disponibles. Un programme d'application des stocks permet au personnel de l'atelier d'effectuer certaines fonctions sélectionnées sans passer par les options d'entrée des commandes ou d'établissement des coûts.

Traitement des commandes
Les fonctions de traitement des commandes regroupent toutes les fonctions spécifiques nécessaires à l'entrée et au maintien des informations relatives aux bulletins de vente y compris ceux convertis à partir de l'eSTELquote. Ce système est intuitif et simple d'utilisation. Chaque commande contient jusqu'à 999 articles avec des dates de livraisons individuelles. Le système propose des options pour changer et effacer des commandes et des articles, pour copier des commandes et des articles, et pour imprimer directement des formulaires ou les imprimer après sélection. Les formulaires imprimables sont les suivants : confirmations des ventes, bulletins de vente, bordereaux d'expédition, commandes de production, connaissements et factures. Les ordres de virement peuvent être entrés pour le transfert de matériaux entre des divisions et des entrepôts, comme dans des cas de transformation à l'externe. Il existe aussi des possibilités de recherches et de rapports sur l'état des commandes, le contrôle des commandes, les commandes ouvertes, les réservations de commandes, les expéditions de commandes et les réservations de référence.
Parmi les fonctions offertes, on retrouve : les frais par article, la répartition des stocks, les réservations contre des matériaux entrants, le fret et l'analyse des coûts, l'établissement des coûts par article, le traitement des commentaires et les caractéristiques de production. Les paramètres utilisateur par défaut, la description prioritaire, les codes pour les frais, les attributions des revenus et des coûts, les indices de rentabilité en ligne, la flexibilité de la division des ventes et la fonction de copie des articles garantissent une grande simplicité d'utilisation à nos clients.

Expédition des marchandises
eSTELPLAN offre différentes options de livraison : par les camions de l'entreprise, les transporteurs réguliers ou par les moyens propres du client. La planification de l'expédition comprend un ensemble de rapports qui permettent de prévoir les livraisons en fonction de la date d'échéance de la commande et de l'itinéraire à suivre et qui permettent aussi de revoir des commandes prêtes à l'expédition en fonction des matériaux produits.

Les options d'expédition incluent le formulaire d'expédition de commandes, le formulaire de connaissement ou une combinaison des deux. Le formulaire d'expédition de commandes peut être créé automatiquement lors de l'impression du bon de commande. Le connaissement, utilisé lors des livraisons effectuées par des transporteurs réguliers ou les camions de l'entreprise, est émis par le personnel d'expédition lors du chargement du camion. Un bordereau de marchandises ou un récépissé au destinataire peuvent remplacer les connaissements lorsque les entreprises utilisent leurs propres camions. La fonction Charger connaissement peut être utilisée lorsque les chargements sont préparés à l'avance.

Les commentaires inscrits sur les bulletins de vente apparaissent automatiquement dans les commentaires relatifs à l'expédition et peuvent être conservés. Ils s'impriment automatiquement sur le connaissement. Pour les clients utilisant le contre remboursement, les montants contre remboursement s'impriment sur le connaissement. À la demande du client, les informations relatives aux tests du laminoir peuvent être imprimées sur le connaissement ou sur un formulaire de certificat de conformité à part.

Le programme de manifeste de livraison permet de planifier les bons de commande ou les connaissements en fonction de l'itinéraire des marchandises et de la date d'expédition. Plusieurs rapports de livraison permettent de visualiser les connaissements ouverts et les livraisons planifiées, parmi eux : le rapport du prêt à l'expédition, le journal d'expédition quotidien, le rapport d'itinéraire et d'arrêts pour la livraison, le rapport de manifeste ouvert et le bordereau de prélèvement (pour la préparation et le chargement des véhicules).

La mise à jour de l'état des commandes est un programme en ligne qui permet de mettre à jour le champ État de la commande par article afin d'afficher en permanence le statut précis de chaque article lors d'une recherche. La requête Manifestes ouverts permet à l'utilisateur de visualiser tous les détails d'un manifeste par date et itinéraire.
Les factures envoyées aux clients pour le matériel ou les services fournis peuvent être générées automatiquement lors de la création d'un bulletin de vente ou d'un connaissement, ou manuellement pour des factures directes ou des notes de crédit. Des options d'ajustement des coûts, taxes et taxes de vente sont également disponibles.

Lorsque l'entrée pour la facture a été créée, différents rapports d'édition sont proposés afin de revoir les frais, les coûts et le stock affecté sur la facture avant la mise à jour de la facture. Les rapports proposés incluent le rapport de vérification du connaissement, le rapport d'édition de la facture et le relevé des écarts de rentabilité. La mise à jour de la facture entraîne le report de l'entrée de la facture dans le journal et la mise à jour des fichiers de l'inventaire. Les formulaires de facturation peuvent être imprimés et envoyés aux clients. Grâce à la fonction de facturation, le système ajuste automatiquement le coût de la facture correspondante et met à jour les journaux, grands livres et statistiques correspondants. Lors de la facturation, il est aussi possible de remplir un bulletin de vente à livraison partielle pour lequel aucune autre expédition n'a été planifiée.

D'autres rapports sont disponibles : le rapport de vérification de factures, le récapitulatif de la gamme de produits et le rapport des retours et des ajustements. Les livres des ventes peuvent être imprimés et les sélections d'écarts de rentabilité peuvent être visualisées afin d'identifier les gains exceptionnellement élevés ou bas nécessitant une enquête. Une sélection par représentant peut être utile pour le calcul des commissions et pour permettre aux représentants de contrôler leur propre rentabilité. En plus de fournir des factures sur copie papier, eSTELPLAN archive les factures pour une durée déterminée par l'utilisateur.

Information client
L'information de référence extensive est enregistrée pour chaque client. Les champs repris sont : le nom abrégé et le numéro de client, le personnel des ventes, le territoire, le code SIC, les certificats de test, l'adresse de remise, les commentaires du client, les codes de frais de retard, l'information sur les comptes, la méthode de transport préférée et l'information sur le destinataire. Les listes principales et les présélections du client peuvent être imprimées en ordre alphabétique ou numérique. Des étiquettes-adresses peuvent aussi être réalisées pour le client et le destinataire.

Gestion de crédit
eSTELPLAN conserve les informations relatives aux références de solvabilité de chaque client, ce qui comprend : le plafond de crédit, la date de la dernière révision, la date d'expiration, les commentaires relatifs au crédit, le facteur de risque total, les codes d'alerte et de suspension de crédit, les escomptes, les paiements tardifs, les factures payées et les références de solvabilité.

Un système complet d'enquête de crédit permet de réexaminer la solvabilité d'un client en fournissant des renseignements sur l'état des comptes débiteurs, la profitabilité du client, l'historique des paiements et les informations sur le crédit.
L'analyse de solvabilité du client offre un aperçu général de la solvabilité et de l'historique de paiement du client. La recherche par article ouvert affiche le nombre exact de jours de retard pour chaque article ouvert. Le récapitulatif des profits du client décrit en détail la rentabilité du client pour l'année en cours et les années précédentes et donne son revenu brut et net. Le système d'informations sur le crédit permet d'ajouter des commentaires et des annotations concernant le crédit et les recouvrements par date de suivi et propose des options d'entrée, de recherche et de rapport.

eSTELPLAN est également doté d'un système de vérification extensive de solvabilité qui permet d'effectuer 16 vérifications de crédit différentes avant de geler le crédit pour une commande. La requête de gel de crédit et la fonction de déblocage sont facilement accessibles à partir du système de crédit, tout comme les fonctions de recherche par comptes débiteurs et bulletins de vente. Un système de crédit en fonction des travaux offre des options supplémentaires de contrôle de solvabilité pour les entreprises qui fournissent des matériaux pour un important projet réalisé par une entreprise qui n'est pas le contractant qui a acheté le matériel. Il existe deux rapports de crédit principaux : l'historique de crédit complet et le rapport de révision du plafond de crédit du client.

Comptes débiteurs
Les créances sont conservées tant qu'il existe un article ouvert. Les recherches et les rapports donnent des informations détaillées ou résumées sur les articles ouverts. Le report des encaissements est une fonction régulière et simple utilisée pour le report de l'argent dans le grand livre des créances. Le système permet aux utilisateurs d'appliquer des escomptes de caisse et des paiements partiels. Le système traite les notes de débit et de crédit, les ajustements du journal, la concordance en ligne, les radiations des articles ouverts, l'application des crédits contre débit et les frais financiers.

Une liste d'édition d'encaisse et un journal des dépôts en banque sont produits avant la mise à jour des encaisses. Les états financiers des clients peuvent être imprimés de manière sélective en fonction des critères définis par le client. Des listes d'articles ouverts avec leur durée peuvent être sélectionnées par division, autorité de crédit, représentants internes/externes et d'autres paramètres. La réalisation de rapports d'exception tient compte de plusieurs variables pour mettre en évidence seulement les clients qui nécessitent un suivi. Une liste par représentant des factures payées est aussi disponible pour calculer les commissions.

Les firmes qui doivent effectuer des remises de taxes peuvent accéder aux données relatives au montant des taxes, aux taxes payées et aux radiations pour chaque facture.

Analyse des ventes
Les requêtes sont utilisées pour donner à la direction et au personnel un accès rapide aux informations détaillées ou résumées concernant les ventes. En fonction de la requête, l'écran affichera les quantités, le montant des ventes, le montant des bénéfices et le pourcentage des bénéfices. Il existe d'autres options de recherche : tendance des ventes, ventes de l'entreprise, client et produit, analyse détaillée des ventes par facture, et exposé détaillé des types de ventes. Les rapports d'analyse des ventes complètent les recherches en apportant des informations plus détaillées comme la tendance des ventes, l'évaluation produit/client, les périodes comparatives de vente, les clients inactifs, ainsi que les rapports des marges et bénéfices d'un produit. Ces rapports peuvent être imprimés dans différents formats, ils peuvent être détaillés, résumés, ou reprendre uniquement les totaux.

Les fichiers de planification des produits peuvent être configurés pour chaque produit qui nécessite un contrôle en matière de vente et d'achat. Ces fichiers contiennent les informations suivantes, utilisées pour les rapports et recherches de planification des exigences d'inventaire :

• Commentaires sur l'achat des produits
• Objectif en terme de chiffre d'affaires
• Objectif en terme d'indice d'inventaire
• Classification ABC
• Demande minimale/maximale par mois
• Volume de stockage minimum/maximum
• Facteur prévisionnel de régularisation
• Fournisseur préféré/alternatif
• Coût de remplacement

Réalisation de rapports sur l'état, l'inventaire prévisionnel, la division et l'entreprise. Les rapports de gestion de stocks peuvent être produits en utilisant différentes options et sélections pour donner au personnel des achats des rapports de planification générale et des relevés des écarts. Les chiffres relatifs à la demande peuvent être calculés sur les ventes ou l'utilisation en production. Le système permet à l'utilisateur de sélectionner les facteurs qui détermineront les chiffres de demande pour un produit choisi.

Réalisation de rapports
eSTELPLAN permet de réaliser des rapports standards et spéciaux grâce à une sélection complète de rapports. Le sélectionneur de rapports permet aux utilisateurs de créer des centaines de rapports spécialisés afin d'analyser des informations générales ou spécifiques. Les rapports peuvent être ponctuels ou permanents et peuvent être envoyés auprès de 20 utilisateurs individuels ou imprimantes. La visualisation des rapports sur écran offre un accès aisé à des informations importantes et évite de devoir imprimer chaque rapport. Pour plus de facilité, les rapports peuvent être programmés pour sortir et s'imprimer ultérieurement. Il est possible de créer un catalogue de rapports permanents qui s'enclenche en une seule commande.

Facilité d'accès aux bases de données
La force du Système de gestion des bases de données relationnelles (Informix ou Oracle) offre une fonctionnalité exceptionnelle en matière d'accès aux données et de manipulation. eSTELPLAN permet un accès rapide aux bases de données en utilisant tous les outils de recherche et de rapport compatibles avec SQL tels que MS/Excel, MS/Access, Crystal Report Writer, etc.

Structure multidivisionnaire
Le système dispose de capacités multidivisionnaires, ce qui permet de séparer les procédures de recherche, de rapport et d'exploitation par division. Toutes les transactions d'affaires sont séparées par division en fonction des accès de sécurité. Les utilisateurs peuvent visualiser toutes les transactions d'affaires telles que le contrôle des stocks pour leur propre division, d'autres divisions ou toutes les divisions. Toutes les transactions d'affaires passent par le flux du G/L à un niveau de division, permettant ainsi la réalisation de rapport par entreprise ou division.

Processus d'affaires
Un service de messagerie par processus interne et externe est disponible afin d'optimiser la productivité du personnel et les communications avec les clients.

Devises multiples
eSTELPLAN assure l'enregistrement de transactions dans différentes devises. Ceci permet aux utilisateurs de créer des bulletins de vente et des bons de commande en devise étrangère tout en utilisant la devise locale.

Opérations métriques
Le système de base de l'eSTELPLAN peut utiliser le système de mesure métrique ou impérial. Lorsque le système de base est configuré en système impérial, il reste suffisamment souple pour imprimer l'information en unités de mesure métrique et inversement.

Internet
Possibilité d'utiliser l'INVEX, pour adapter le système à Internet. .

Formulaires d'affaires génériques
Tous les documents d'affaires d'eSTELPLAN s'impriment sur du papier blanc générique adapté aux fonctionnalités de fax automatisé et d'envoi par courriel. Il existe des formulaires pour les cas suivants : cotations, confirmations de vente, bons de commande, connaissements, homologation des tests des laminoirs, ordres de transfert et factures.

Simplicité de mise en place
eSTELPLAN crée l'impact maximum dans les plus brefs délais possible avec des exigences minimales de formation et de développement de systèmes.

Simplicité d'utilisation
La conception intuitive du système offre des niveaux élevés de productivité pour l'entreprise et le personnel avec un investissement minimal dans la formation.

Base de données relationnelle puissante
eSTELPLAN fonctionne avec le serveur dynamique d'Informix ou le système de gestion de bases de données relationnelles Oracle 9I, ce qui permet un nombre élevé de transactions et l'intégrité des données pour des sites de missions critiques.

Exploitation en continu
Exploitation en continu, 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.

Performance et extensibilité
Peut être élargi pour supporter un dénombrement élevé par terminal pour des centres de services moyens ou larges.

Redondance des données et modèle transactionnel
Chaque transaction de l'eSTELPLAN est enregistrée dans un journal. En cas de défaillance du système, toutes les tables peuvent être récupérées intégralement jusqu'à la dernière transaction réussie, garantissant ainsi l'intégrité des données.

Option de secours
eSTELPLAN peut être configuré avec un serveur principal et un serveur de duplication (deuxième ordinateur) qui reproduit toutes les activités de la base de données qui se produisent sur le serveur principal. En cas de défaillance du serveur principal, les opérations peuvent être prises en charge par le serveur de duplication avec un minimum d'interruption.

Le modèle du serveur de duplication prévoit que le deuxième ordinateur soit situé dans un bâtiment différent ou dans une zone géographique différente afin d'assurer un centre informatique de secours pleinement opérationnel.